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会計人達の業務外日報(中嶌大会計事務所)

奈良の会計事務所職員達の業務外日報。 3児のパパでありうちの機動力&IT担当【松】 2児のパパでありうちの優しさ&包容力担当【稲】 1児のパパでありうちの事務所の未来担当【中】 そろそろ子どもが欲しい、うちのブログ担当【黒】 。 カメラ、サッカー、スポーツ、食べ物、お酒…、それぞれの職員の 趣味嗜好、日常で感じたことをただただ書き連ねるだけのブログ。

Chatworkでまるっとコミュニケーションを自動化。

こんばんは。

またもやIT担当の【松】です。

今回も、当事務所で使っているツールのご紹介です。

www.chatwork.com

当事務所では、所員同士のコミュニケーションや関与先さまとのコミュニケーションにChatworkを使っています。

簡単に言うと『ビジネス版のLINE』と言ったところでしょうか。

メールだとどうしても『◯◯様 お世話になっております。...』と本文に入るまで長々と文章が続いてしまい、読む方も書く方もめんどくさいことになってしまいますが、チャットツールだと余計な文章を省略することができます。

普通に使うとただのコミュニケーションツールですが、当事務所では色々と違った使い方もしています。

まずは、前回のGsuiteの時にも少し書いた郵送記録について。

 

daichan-hero.hatenablog.com

 この前書いたように、スプレッドシートでは検索できなくなったため、ChatworkとZapierを使ってみました。

zapier.com

ChatworkはZapierと連携しており、GsuiteもZapierと連携しています。

そこで、

スプレッドシートに新しい行が追加されたら、Chatworkの特定のルームに内容を投稿する。】という設定を作ってみました。

f:id:daichan-hero:20170215202053p:plain

すると、こんな風に投稿されます。

こうすることによって、Chatworkの検索を使うことができるようになりました。

 

他にも、【特定のGoogleDriveフォルダにデータがアップロードされると、Chatworkにリンク付きで投稿する。】という設定にして各担当者別の申告期限リストの共有をしています。

f:id:daichan-hero:20170215202411p:plain

 

チェックリストはこんな感じ。当事務所で使っている業務システムからCSVで吐き出されたデータを(ひと手間いりますが)加工してスプレッドシートにしています。

f:id:daichan-hero:20170215202636p:plain

 

 

あと、Googleカレンダーと連携して事務所予定が追加されると通知されるようにも。

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この時は、大掃除の予定が変更になったため、予定の変更をみんなに知らせることができ、誰一人大掃除を忘れることはありませんでしたwww

これ以外にも色々と使っていますが、たくさんあるので代表的なものだけ。

 

『Slackでもできるやん!』と言われるかもしれませんが、そうです。Slackは英語なんです。

年配の関与先様であったり、日常的に使うツールが英語だとなかなか慣れなかったり、見間違えてしまったりしてしまいます。

その点、Chatworkは日本発(しかも大阪)なので、安心して使うことができます。

もし、『Chatwork、うちの方が使いこなしてるよ!』という方がいらっしゃいましたら是非教えてください m(_ _)m