会計事務所にスクショ共有アプリはいるのか？
みなさん、あけましておめでとうございます。
今年も当事務所をよろしくお願いいたします。
昨年末に新たなWEBサービスを導入しました。
その名も
Gyazo
見ての通り、スクリーンショットを他者と共有するアプリです。
実はこのアプリ、一昨年にある方から教えていただいていたのですが、なかなか使うイメージがなくて使っていませんでした。
まさに”会計事務所にスクショ共有アプリはいるのか？”と思っていました。
ところがなんとなく使い始めてみると結構使う場面が有りました。
当事務所には関与先様でお使いいただいている会計ソフトなどの使い方に関するお問い合わせをいただくことがよく有ります。
昔は電話で
「今この画面が出てます？その右の方にボタンがあると思うのですが~」
なんてやり取りをしていました。 これだと相手の状況がよくつかめなくて、
「ボタンないんですか！？」
なんてことがよく有りました。
その後、リモートデスクトップアプリを導入したりして、だいぶ改善されてきたのですが、 リモートデスクトップアプリにも難点が。。。
そうです。接続中は、その仕事に時間を取られてしまうんです。
もちろん、問い合わせがこちらの都合に合わせて来るわけではないので作業中の仕事の手を止めることになります。
そうするとうまく仕事が回らなくなって困ったことになります。
でも、このアプリがあるとシステムの画像(もしくは操作動画)を撮影してチャットで投げるだけで済みます。
なので時間が取られることがありません。
このアプリを入れたことでこちらの作業効率が落ちることがなくなりました。
また事務所内での作業効率も上がりました。
このアプリ、スクショを撮ったウェブページへ移動することができるんです。
我々は国税庁のタックスアンサーをみることがあるのですが、スクショを撮った部分の前後を見たくなることがよく有ります。
そのとき、この機能があれば、スクショからそのページへ移動して前後を確認することができます。
これが結構便利で良く使います。
またチャットにスクショを投げておくだけであとから確認することもでき、
「あれどうだったっけなー」なんてときにも役に立ちます。
会計事務所は業務ソフトを使うのでスクショなんてほとんど使わないと思ってましたが、考えを改めました。
今年はこれを使って、さらなる業務効率のアップをしたいと思います。
AppleWatch買い替えました。
こんにちは。【松】です。
唐突ですが、AppleWatchを買い替えました。
私が持っていたのは『初代』AppleWatch。
実はなんら不自由なく使えていたのですが、赤い竜頭を見た瞬間、ポチってしまいました。。。
そこで買い替えたことを正当化すべく軽いレビューを書いてみたいと思います。
買い替えたのは、『ブラックステンレスミラネーゼループ』。
お値段、そこそこします。
もちろん、嫁には買ったことを内緒にしてましたが、速攻バレましたwww
さて、レビューについてですが、外箱はほとんど変わりません。
『AppleWatch series3』の文字があるくらいでしょうか？
これが『初代』AppleWatch
そしてこちらが『series3』
中の形状もかわりません。
というか全く一緒。
はい。レビューは以上です。
実は、というのも届いてからほとんど使っていません。
もちろん、いわゆる『Watch単体で使う』場面にも出くわしていません。
セルラーモデルを買ったのですが、全く意味がなかったのかもしれません。。。
でも、ランニングなどのワークアウトのときは便利なんだろうなぁとは想像してます。
前回のダイエット成功からは全く運動していませんが。
しかし、一つだけ進化を感じたことが！！
ApplePayで買い物をしました！
やっぱり便利です。
iphoneのApplePayも便利でしたが、わざわざポケットからiphoneを出さなくてもいいというのはやはりアドバンテージですよね。
ポケットから物を取り出すことすら面倒に感じるようになるとは思いませんでした。
でも慣れてなくて、レジのかざす部分に思いっきり『Watch』を『Touch』してしまうことがあるので、壊れないか心配です。
AppleCare入って無いのでヒジョーに心配です、、、。
まだまだポテンシャルを発揮していませんが、おそらく1ヶ月後には
「これなしでは生きられねー！！」
となっていると思います。
というか、そうなります！！
もし、【松】に出会うことがあれば
「いい買い物したよねー！」
と慰めて褒めてください！
JALの機内wifiが無料なので試してみた。
先日、所用があって大阪の伊丹空港から東京の羽田空港までJALに乗ってきました。
JALでは、2月から『機内wifi無料キャンペーン」が実施されていたのでちょこっとどんなものかを試してみました。
機内にあった無料キャンペーンのチラシ。
モニターでも、「SNSの投稿もビジネスメールにもガンガン使えるぜ！」的なアナウンスが流れていました。
これは期待大。
機内wifiは離陸して5分後から着陸5分前まで使えるようです。
では、早速接続してみます。
機内でwifiをONにし、ブラウザを開くとこの画面が表示されます。
接続をポチ〜。
するとログイン画面に。
JALの機内wifiは「Gogoinflight」のwifiを使っているので、Gogoアカウントを持っているかどうかを聞かれます。
持っていない場合は、その場で作成もできますが、今回は事前にアカウントを作成していたのでIDとPASSを入力してログイン。
順調に処理が進んでいきます。
2段階認証を採用しているようなので、認証キーを入力します。
これでログイン完了！！
さぁ、快適な機内wifiの世界が！
と思ったら。。。
その後はお察しくださいm(_ _)m
仕事でChatworkのやりとりをちょっとしたのですが、遅延しまくりwww
会話がちゃんと成立しませんでした。。。
でも仕方ないですよね。無料だし、そもそも機内で仕事すんなってことですよね。
しかも伊丹→羽田なんて乗っている時間めっちゃ短いし。
実質10分程度使えたかどうかくらいです。
もしかしたら、長距離はいいのかも？
ちなみに速度を計測したらこんな感じ。
これ、実は1回エラーで計測不可が出ています。
体感ではもっと遅かったような。
でも仕事の緊急事態なんかだと助かるかもしれません。
もし、wifiを積んだ機材に乗ることがあれば、ぜひ1度お試しあれ。
【松】
Chatworkでまるっとコミュニケーションを自動化。
こんばんは。
またもやIT担当の【松】です。
今回も、当事務所で使っているツールのご紹介です。
当事務所では、所員同士のコミュニケーションや関与先さまとのコミュニケーションにChatworkを使っています。
簡単に言うと『ビジネス版のLINE』と言ったところでしょうか。
メールだとどうしても『◯◯様 お世話になっております。...』と本文に入るまで長々と文章が続いてしまい、読む方も書く方もめんどくさいことになってしまいますが、チャットツールだと余計な文章を省略することができます。
普通に使うとただのコミュニケーションツールですが、当事務所では色々と違った使い方もしています。
まずは、前回のGsuiteの時にも少し書いた郵送記録について。
この前書いたように、スプレッドシートでは検索できなくなったため、ChatworkとZapierを使ってみました。
ChatworkはZapierと連携しており、GsuiteもZapierと連携しています。
そこで、
【スプレッドシートに新しい行が追加されたら、Chatworkの特定のルームに内容を投稿する。】という設定を作ってみました。
すると、こんな風に投稿されます。
こうすることによって、Chatworkの検索を使うことができるようになりました。
他にも、【特定のGoogleDriveフォルダにデータがアップロードされると、Chatworkにリンク付きで投稿する。】という設定にして各担当者別の申告期限リストの共有をしています。
チェックリストはこんな感じ。当事務所で使っている業務システムからCSVで吐き出されたデータを(ひと手間いりますが)加工してスプレッドシートにしています。
あと、Googleカレンダーと連携して事務所予定が追加されると通知されるようにも。
この時は、大掃除の予定が変更になったため、予定の変更をみんなに知らせることができ、誰一人大掃除を忘れることはありませんでしたwww
これ以外にも色々と使っていますが、たくさんあるので代表的なものだけ。
『Slackでもできるやん！』と言われるかもしれませんが、そうです。Slackは英語なんです。
年配の関与先様であったり、日常的に使うツールが英語だとなかなか慣れなかったり、見間違えてしまったりしてしまいます。
その点、Chatworkは日本発(しかも大阪)なので、安心して使うことができます。
もし、『Chatwork、うちの方が使いこなしてるよ！』という方がいらっしゃいましたら是非教えてください m(_ _)m
Gsuiteで業務をクラウド化した話。
こんにちは、中嶌大会計事務所のIT担当(自称)の【松】です。
うちの事務所は、グループウェアにGsuiteを使っています。
そんなGsuiteを使って、業務の一部というか作業の一部をクラウド化してみました。
まずは、Googleサイト。
ポータルサイトを作成し、ベンダーさんから提供していただいているアドオンを使って、それぞれの予定を一覧表示させています。
もちろん、事務所行事の予定や社有車の使用予定なんかも。
以前は、ホワイトボードを使っていましたが、自分以外の予定を外出先で確認できなくてわざわざ事務所に電話してました。
また、事務所の端の席に座っていると、ホワイトボードに書かれている字が読めなくて副所長(当時30歳代)はマイ双眼鏡で予定を確認していましたwww
副所長(当時30歳代)が使っていた双眼鏡。
次は伝言メモ。
これもよくあるパターンで伝言用のノートにメモしていました。
なので、外出中の職員はおりを見て事務所に電話してました。
煩わしいんですよね、アレ。。。
今は、ポータルで登録するだけ。
すると、こんなメールが届きます。
これは、自作。
Googleフォームを使って郵送記録を取っています。
フォームに入力すると自動でGoogleドライブの中のスプレッドシートに記録が残ります。
これでいつ誰に送ったかは一目瞭然。
ただ、スプレッドシートには難点も。
昔は、検索ができたのですが今のスプレッドシートは検索ができなくなってしまいました。
これはこれで別の方法で解決しましたが、それはまた今後に。
Gsuiteだととても安い価格で業務をクラウド化できます。
みなさんもGsuiteで、クラウド化してみてはいかがですか？
あ、なんかGoogleの回し者みたい( ；´Д｀)【松】
TeachmeBizでネスカフェバリスタの使い方をマニュアルにした件。
TeachmeBizでネスカフェバリスタの使い方をマニュアルにしてみた。
こんにちは、【松】です。
皆さんはマニュアル作成はどうされていますか？
きちんとマニュアルを作成されているところもあったり、言い伝えのみでマニュアルとしてはきちんと作成されていないなど、様々だと思います。
当事務所も恥ずかしながら、一昨年まで後者に近い状態でした。
これではいかん！！ということで、マニュアルをきちんと作成することになりました。
でも、マニュアル作成って結構時間が必要で、しかも手順が変わったりすると作り直すのにパワーがいります。
なんかいいのがないかなーと探しているとこんなのがありました。
30日間の無料期間があるので、早速お試しで導入してみたらこれがサクサクっとマニュアル化できて、とても便利だったので正式に導入しました。
作り方は簡単。サッとつくれる。
順番に写真を撮って、コメントをつけていくだけ。
こいつのいいところは、マウスをドラッグするだけで手順の順番を入れ替えることができること。
うちの副所長から「その手順は違う！」とか、「この写真もう少し拡大して」などと言われてもその場ですぐに対応できます。
ものすごく簡単に、楽しくマニュアル作成ができます。
あまりに楽しすぎて、最近導入した「ネスカフェバリスタ」のコーヒーを充填する方法を無駄にマニュアル化してみました。
これがマニュアル作成画面。
写真はモザイクかけることやトリミングすることもできます。
もちろん、矢印やコメントを入れることもできます。
こんな感じで写真をそれぞれ撮って貼り付けるだけ。
ほんと簡単です。いや、マジで。
スマホアプリもある。
TeachmeBizにはスマホアプリもあって、スマホだけでも簡単にマニュアルを作成できます。
作成したマニュアルもスマホから確認できるので、外出中でもすぐに確認することができます。
作ったらURLを共有するだけ。
作ったマニュアルは、アカウントを作成すれば簡単に共有することもできます。
うちは、作成したらURLをみんなに共有するだけ。
手順が変わったからとマニュアルを配り直したりすることはありません。
URLをクリックすれば最新のマニュアルが見れます。
あとは、必要な時に自分でマニュアルを確認したり、もしマニュアルが最新でなければ修正したりしてます。
今ではこのマニュアルがないと作業がこなせないこともしばしば。。。
完全にマニュアル人間になってしまいました(笑)
【松】
esaで事務所の経営方針をスライドショーにしたった！
みなさん、あけましておめでとうございます。
平成29年も早5日目。
仕事始めが今日からという人も多いのではないでしょうか？
当事務所も今日が仕事始め。
毎年、仕事始めの日は午前中に会議を行い、今年の事務所方針の確認を行います。
いつも所長が手書きで今年の方針をしたためて全員に配ります。
そこで今年は、ちょっとかっこよくしてみました。
当事務所では昨年2月よりドキュメント共有ツール【esa.io】を導入しています。
事務所内で共有すべき情報をこれに書き込み、共有化をはかっています。
郵便の宛先から関与先様との折衝履歴まで、その内容は多岐に渡ります。
その年の事務所の経営方針は所員全員に共有すべき内容です。
そこで、今年はesa.ioにアップしてみました。
esa.ioには書き込まれたドキュメントをスライドショーにしてくれる機能があって、
図らずも、経営方針がかっこよくなりました。
だ〜ん。タイトルから始まります。
まずは経営理念。
これはずっと変わりません。
そして経営方針。
実はこれも最近は変わっていません(笑)
クライアントファーストということですね！！
ほんとはこの後に今年の目標がありますが、ちょっと生々しいので割愛。。。
当事務所は、今年も関与先第一主義。地域で一番事務所を目指します！
ということで、本年もよろしくお願いいたしますm(_ _)m【松】
